Planiranje vremena

Ako želite uspješno predvoditi kompaniju, evo na što morate posebno obratiti pažnju

AUTOR:

  • Novac.hr

OBJAVLJENO:

6.12.2018. u 12:41

AUTOR:

  • Novac.hr

OBJAVLJENO:

6.12.2018. u 12:41

Rear view of businessman looking at the city view from the top of a modern building, Image: 334978713, License: Royalty-free, Restrictions: , Model Release: yes, Credit line: Profimedia, Alamy
Profimedia, Alamy

Ilustracija

- Način na koji direktori upravljaju svojim vremenom nije samo od presudne važnosti za njih, nego i za njihove suradnike te uspješnost kompanije - naglasili su Michael Porter i Nitin Nohria u svom istraživanju.

Ravnatelj instituta za strategiju i konkurentnost na Harvardu, Michael Porter i Nitin Nohria, dekan fakulteta, proveli su istraživanje na uzorku od 27 izvršnih direktora u razdoblju od tri mjeseca. Kako bi pokazali koliko je vrijeme lidera kompanije dragocjeno i kako je pravilno upravljanje radnim vremenom od presudne važnosti za uspjeh kompanije, od ispitanika su zatražili da bilježe svaki trenutak svog radnog dana.

Nakon što su prikupili podatke o ukupno 60.000 radnih sati, došli su do spoznaje da izvršni direktori u prosjeku rade 62,5 sati tjedno, odnosno 2,5 sati za vrijeme godišnjeg odmora. Uz to, saznali su i što izvršne direktore čini uspješnima, a CNN je izdvojio nekoliko najzanimljivijih.

Sastanci - što kraći to slađi

Trećina ispitanih direktora odgovorila je da njihovi sastanci u prosjeku traju sat vremena, a svega 38 posto da traju i dulje. Većina direktora kroz istraživanje je potvrdila da bi se većinu njihovih sastanaka moglo skratiti na 15 minuta ili pola sata.

- 'Standardni' sastanci u trajanju od sat vremena trebali bi se skratiti. Skraćivanje na pola sata ili čak 15 minuta uvelike može utjecati na produktivnost vodećih ljudi tvrtke - istaknuli su Porter i Nohria.

Osigurajte vrijeme kada će te biti sami

Smatra se kako bi direktori trebali postaviti viziju svoje tvrtke, razvijati i realizirati strategiju i o svemu jasno komunicirati s dionicima. No, sve te zadatke teško je kvalitetno odraditi bez odvojenog vremena za sebe. Istraživanje je pokazalo kako u prosjeku 28 posto svog radnog vremena provode sami posvećeni poslovnim problemima i izazovima, a većina tog perioda rascjepkana je u nekoliko intervala od sat vremena ili manje.

Delegirati više

Preveliko uplitanje u svakodnevne obveze svojih zaposlenika može dovesti do zanemarivanja uistinu važnih stvari.

- U nekoliko navrata svjedočili smo problemu u kojem se lideri ne mogu odvojiti od svojih prijašnjih uloga, čime preveliku pažnju posvete mikromenadžiranju. Pritom zaboravljaju da bi njihovi timovi trebali biti ti koji će preuzeti odgovornost za mala izvješća, a njih izvještavati što je češće moguće - poručili su autori istraživanja.

Manje koristiti e-mail

Istraživanje je pokazalo da 61 posto svog radnog vremena direktori provode na sastancima uživo, dok 24 posto svojih komunikacija odrađuju putem elektroničke pošte. Iako se mailovi mogu činiti kao učinkovitije i brže rješenje, ujedno mogu biti i 'ubojice vremena'. Kako bi svoje vrijeme bolje iskoristili, lideri bi trebali otvarati samo najvažnije mailove, dok bi njihovi asistenti trebali voditi računa o ostalim, manje bitnim porukama.

- Vođe bi trebali prepoznati da većina poruka e-pošte pokriva probleme koje oni ne moraju rješavati, a upravo oni im često odvlače pažnju od važnih radnji - rekli su Porter i Nohria.

Nemojte planirati svaku minutu svog vremena

Istraživanje je pokazalo kako direktori provode četvrtinu svog vremena na spontanu interakciju sa zaposlenicima. Autori istraživanja tvrde kako je to ključno za zdravu poslovnu klimu u kompaniji. Na taj se način rukovoditeljima otvara mogućnost za rješavanje nepredviđenih situacija.

- Prenatrpani rasporedi mogu poslati krivu sliku o direktoru. Svaki voditelj treba voditi računa o tome da kod svojih zaposlenika ne stvori sliku nedostupnog i prezaposlenog lidera koji nema vremena za njih - ističu Harvardovi istraživači.

Ostati u kontaktu sa zaposlenicima

Prema prikupljenim podacima istraživanja, vidljivo je da rukovoditelji u prosjeku 14 posto svog vremena provode s nižim menadžmentom, dok šest posto vremena provode s ostalim zaposlenicima.

 - Oni moraju pronaći vremena za svakog radnika. Poveznica koju stvaraju sa zaposlenicima otvara mogućnost da u svakom trenu budu upućeni u stvarno stanje kompanije. Poznavanje prave slike producira bolju kontrolu i upravljanje - poručili su. Također dodaju, kako dobar odnos zaposlenika i direktora može pomoći u stvaranju pozitivnije radne klime.

Pronaći vrijeme za privatni život

Ako je suditi prema rezultatima istraživanja, glavna lica kompanija, neovisno o brojnim poslovnim obavezama i odgovornostima ipak vode brigu o svom zdravlju i privatnom životu.

Prosječno spavaju sedam sati te devet posto, točnije 45 minuta svog slobodnog vremena dnevno, posvećuju tjelovježbi. Dodatno, šest sati dnevno provode budni, ali ne radeći, od čega polovinu tog vremena posvete obitelji i prijateljima.

- Kako bi mogli pratiti ritam svog posla, moraju brinuti i o svom zdravlju, baš kao što to čine i vrhunski sportaši. To znači da moraju posvetiti jedan dio vremena za brigu o zdravlju, tjelovježbu i odmor - zaključili su Porter i Nohria.